POWERPOINT 軟件的基本應用 - 王羽侯
本年三月間，我在中華電腦學會充當了三堂課程的義務教師，講解和示範Power Point (力點) 軟件的基本操作。電腦學會叫我去講解力點，主要是因為看到愛城京劇研習社用力點軟件製作字幕，設計海報和廣告。我很高興能有一個機會與大家交流討論，互相學習。
在講解示範中，我只準備了摘要，沒有預備課程，按了許多個鍵來示範力點的功能。課程完畢之後，大家都記不起操作的詳細過程。所以我决定把基本步驟寫下來，一來對電腦會的會員有一個交代，二來也可以給曾經詢問過我應用力點於字幕製作的朋友，作為參考。
首先我需要聲明，我對電腦操作知道的並不多，只能說是一個力點入門的介紹。講解的主要目的，是希望大家都能在短時間內有效的運用這一個操作友善的工具。力點軟件，包括了文書，圖形，排列等等功能，因此對於製作簡單廣告，海報，場刊等等，是一個簡單易用的軟件。不過力點並不是一個專門繪圖的軟件，如果要求圖案的特別效果，還需要依仗其他專門軟件的幫助。但是力點最大的特色，是可以使文字圖案等增加動態，把製作中的內容，按照编排次序，逐項或同時以各種方式形態表現出來。這一個功能，使力點成為幫助演講及播映字幕的公認軟件。
這一個課程記錄，可以分為四項: 1.軟件概述 2.基本操作 .3.字幕製作 4.特殊效果。因為我所用的軟件是英文版本，所有的操作介紹也以英文名詞為主，加上我自己翻譯的非正式中文名詞為副。首先讓我們了解如何建立力點檔件，存檔和打印檔件。
(Power Point 主要操作項目單)
1. 軟件概述
1.1 建立檔 件(File) 力點 是Microsoft Office 中的一個軟件，基本操作與其他系屬之 Word 及Excel 相同。開啓力點之後，第一件事，便是選擇新檔（選 File, 再選New）。跟着便是選擇紙張(File…Page Setup版面設計)。紙張可選擇橫式(Landscape) 或直式( Portrait)及紙張大小等等。紙張的大小，應選擇與最後要求相同的尺寸。例如一張 12"X18"的直式海報，便需(Portrait,12"X18")的紙張。如果在製作時選用較小的紙張，放大時便減低了海報的清晰程度。
力點本身有許多內設的版面(Templates)，還可以在力點軟件中上網下載其他紙張樣本。如果選擇的是白紙(Blank)，則可以選擇不同的背景(選 Format, 再選 Background, 然後選顏色和背景圖形)。
1.2 存檔 (Save) 在檔件製作完畢，存檔( File…Save)的時候，可選擇 Power Point Presentation 檔 (.ppt)，圖形檔 如 Jpeg, Tiff等，也可選擇 Power Point Show 檔。
Presentation 檔是最完整的檔件，存放了所有的製作過程，可以修改。在力點運作時，如選擇Slide Show(幻燈片放映),再選 View Slide， 便可以見到動態的播映。Power Point Show檔只保存動態的播映。在某些情况之下，製作者並不想別人知道製作過程或者避免混亂，便可使用 Power Point Show 的存檔方法。Jpeg, Tiff等是圖形檔案，修改困難，也不能有動態的顯示。
1.3 檔件打印 (Print) 力點打印最重要的是Print Slide(幻燈片打印) 及Print Handouts(打印給觀眾的資料)。Print Slide印出每一頁的製作，大小就是「選擇紙張」的規定。Print Handouts可以把多個頁數集中在一張紙上，分派給觀眾。打印的方法是選擇 File…Print…選Slide 或Handouts。
(Power Point 書寫繪圖及排列工具)
2.基本操作
對於初次應用力點的朋友，最主要的是掌握四個重點：文字輸入，圖案輸入，文字圖案的排列和加入簡單動態。下面是一個簡單的例子(附圖)，說明這四項操作。
2.1 文字輸入
力點的文字輸入必須用文字箱 (Text Box) 完 成。在點擊文字箱之後，可以直接輸入中英文字，或從其他檔件中利用剪貼的方法，加入文字。譬如說，在Microsoft Word 檔件中已經有了「床前明月光」這幾個字，便可以從Word中剪下，在力點的文字箱中貼上。在力點版面上，便可以見到「床前明月光」的橫排。字體，大小，顏色等可隨意選擇。
第二句 「疑是地上霜」，可用同一方法輸入。要把這幾個字變成直排，最簡單的方法，便是把載有這幾個字的文字箱收縮到一個字的寬度，橫排便自然變成直排。至於要把文字斜排，可以選擇相關的文字箱，選擇Draw(繪圖)…Rotate or Flip(轉動或扭動)…Free Rotation(自由轉動)，便可完成任何角度的旋轉。「舉頭望明月」是從橫排文字自由旋轉的結果;「低頭思故鄉」則是從橫排文字，自由旋轉加上扭動的結果。
2.2圖案輸入
圖案輸入可利用其他檔件中已存在的圖案，剪貼而成。譬如說，把一幅照片從其他檔件中剪出，貼在力點的版面之上，貼上之後，可以隨意搬動位置，調整大小顏色光度等。例子中的圖案是力點軟件內設的美工圖案Clip Art中選擇而來。方法是選Insert(插入)…Picture(圖片)…然後選擇需要的圖形。其他圖形，可用力點軟件中具備的繪圖工具，如圓形，矩形，自由圖形，立體圖形等等( 參看 Power Point 書寫及繪圖工具 的圖例)。
2.3文字圖案的排列
文字和圖形的排列是任何製作中的基礎條件。例子中的「床前明月光」「疑是地上霜和月形圖案是頂部排列整齊; 「低頭思故鄉」和月形圖案是右邊排列整齊。方法是選擇一個文字箱，按 Shift 鏈，再選擇其他需要排列的文字或圖案，選擇 Draw, 再選Align & Distribute(排列分配),然後選所需要的各種排列。
完成了以上的操作，再加上背景，便完成圖例。這一個檔，是「靜態」的檔件。在這時候，選擇Slide Show…View Slide,所有文字圖案會同時出現。要從靜態變成動態，必須加入以下的操作。
2.4 加入動態 選擇一個文字箱或圖形，按Slide Show…Custom Animation(自訂動態)，檔件右側便會出現一列選擇項目。選 Add Effect(加效果), 再選Entrance(文字圖案的進入形式), 再選其中一項進入方式。重覆這一項操作，使每一個文字箱或圖形都加入進入動態。此時選擇Slide Show…View Slide ，文字圖案便會按照加入動態的先後，每按一次滑鼠左鍵，順序而出。在文字上我們無法表示動態，但在電腦上觀看動態的程序如下：
選Slide Show…View Slide, 按左鍵…紙張背景…按左鍵…第一句…按左鍵…第二句…按左鍵…第3句…按左鍵…第4句…按左鍵…月形圖案…按左鍵…動態完畢, 回復力點的靜態表現。
Power Point 基本操作實例
3字幕製作及裝置音樂檔
3.1 字幕製作
掌握了第二節討論的基本操作之後，字幕製作只是順水推舟的事情。一般情况之下，戲劇曲詞多已輸入其他書寫文件,如Microsoft Word，字幕製作只是把每一句唱詞，搬入力點的文字箱中，然後把所有文字箱排列整齊，再給每一個文字箱加上簡箪動態。字幕製作背景宜用深色(如藍色), 文字宜用淺色(如淡黄色或白色)。在一個700個座位的劇場(如大學劇院或維多利亞中學劇院),需用48號字體。更大的劇院，字體大小可增至54號。因為字體頗大的緣故，每一張幻燈片只能容納四至五句曲詞。字幕放映需要把電腦連接到投影器 Projector.
在選擇動態進入的時候，盡量選用較温和的進入方式，如Dissolve(滲透) 的方式進入，避免過份散觀眾的注意力。在唱詞完畢之後，可以在動態設計時加入變色效果。方法是選擇文字箱，按Slide Show,選Custom Animation, 選Add Effect.選Dissolve，已加動態的文字箱便會排列在版面右側中間。按右側的排列，便會出現另一群新的指示。選Effect Option, 再選After Animation, 選另外顏色，按OK, 則唱句完畢之後，文字便會自動從黄色變為其他選擇的顏色。
唱句與唱句的連接，雖然可以在力點軟件中自動定時，但是還是以按左鍵控制為最好的方法。原因是每一句唱詞快慢不等，為每一唱句設定時間的出現，在製作上相當費時。
3.2 裝置音樂檔
除了加插文字圖形照片以外，可以在力點檔件中加插音樂及電影檔件，使到製作在動態表現時多姿多彩，有聲有色。現在先討論第一種加插音樂檔和它的字幕製作。
在版面中選 Insert，選 Movies and Sounds, 選 Sound from file，選一首在電中已有檔件或已下載的音樂檔件，版面上便會出現的圖形，表示音樂檔件經已插入。跟着輸入所有曲詞。因為每一檔頁只能容納四至五句曲詞，而音樂又必須連續不斷，所以在動態安裝時要有所改變。譬如說，曲詞總共佔了四個幻燈片(頁數)，則在第一頁安装的音樂檔必須連續到第四頁的幻燈片。要安裝這一個特別動態的音樂檔可按照下列程序：選音樂檔，選Slide Show, 選Custom Animation,在音樂檔動態欄中(版面右側)，選Option，選Timing,在Stop Playing After 項中選4. 音樂檔便會在曲詞變化中，連續至第四頁。
加入音樂檔可以適合於許多場合。譬如說社團週年，播放會歌，同時把曲詞展示。 在這個操作過程中插入的字幕，依然需要按滑鼠來控制。不過這樣插入的音樂檔，並非真正把音樂檔件安裝在力點製作之中，而只是一個連結檔件 Link File. 在力點開動的時候，電腦便會自動尋找這特定的音樂檔，開啓演播。假如你要電郵這一個力點檔件的話，必須要把製作完畢的力點檔件和插入的音樂檔，同時寄送。
在下期將會討論特殊動態，其他音樂檔，和真正裝置音樂檔在力點檔件等問題。
(Power Point 加入音樂檔及曲詞後之版面)
4..1 特殊效果
以上所介紹的動態，屬於力點軟件中的簡單動態，用按滑鼠鍵來控制動態的出現。其實加入動態變化繁多，既可在文字圖形進入時加入，也可以在他們離開時添上。第三節談及字幕製作中唱句變色就是在離開時添加的動態。特殊效果可以給力點檔件加入多種變化和形式。所有的動態變化都存在於 Slide Show…Custom Animation 之內。下列是一些主要的特殊效果。
* 多重動態: 每一文字圖形無論在進入或離開時都可以加上多重動態。譬如說「床前明月光」進入時可用旋轉(Spiral)，跟着用閃光(flash)，跟着用放大(Zoom)的形式進入。
* 運動動態 (Motion)：力點軟件中內設各種移動軌跡，也可以自己繪畫移動的線路。圖例中左方圖形是運用內設軌跡，右方圖形是用滑鼠繪出的自由線路。
* 時間控制(Timing)：在添加動態時，選Effect options, 選Timing, 設定動態出現為After Previous, 則文字或圖案的動態不需按鼠鍵而自動開啓，同時在選欄中也可以設定動態重覆次數。
* 幻片切換Slide Transition: 決定連續幻片出現的時間。選Slide Transition, 選Advance Slide, 選Automatically After, 填入時間，則幻燈片的切換，無需再按鼠鍵，而在設定時間內出現。在第三節「裝置音樂檔」例子的播映，經這一個動態的加入後，便無需再用人手控制。
4.2 插入其他音樂檔
第三節「裝置音樂檔」只列出 Sound from Files 插入的步驟。另外一種音樂檔是Play CD Audio Track (播放光碟歌曲)及Record Sound. (錄音)，兩者皆由Insert…Movies and Sounds 進入。如選Play CD Audio Track, 則需要放置CD,然後填入選曲號數。Record Sound 則需要有一個連接電腦的麥克風，力點軟件會自動要求錄音的開始和結束。
從Sound from files 和Play CD Audio Track 加入的音樂檔件，如前所述，是連接檔件Link file. 如要真正把這些音樂檔放置在力點檔件之中,則這種深入的加插，稱為 Embedded File. 方法是選Insert,選Object,再選 Create New File…然後選擇需要的音樂檔件。Embedded File 的檔件較大，如無特別原因，並不經常應用。
以上是我在中華電腦學會講述和示範 Power Point簡單操作 的內容和步驟。掌握了在第二節中所提及的四個基本操作，對於製作簡單廣告，場刊，海報，字幕等等，並不是一件困難的事情。至于要添加更多的特殊效果，便需要多一點練習，始可熟能生巧。
希望這個講解記錄，能夠引起大家對Power Point 軟件應用的興趣，更希望大家更邁一步，廣泛應用這一個操作友善的軟件。
圖例:左方圖形應用力點內設軌跡，右方圖形自繪缐路